人生の無駄を50%なくす!?上手く時間を管理する7つの方法!

仕事取説

時間を上手く使って効率よく稼ぎたい、趣味の時間を作りつつ仕事もこなしたい!
など、やりたい事が多くていつもスケジュールの組み方に悩んでいませんか?
何となくこなす作業は多くの時間を無駄にしているかもしれません。

そこで今回は、人生が180℃変わる時間との向き合い方をご紹介します!


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時間の組み方が重要な理由とは?

人生の無駄を50%なくす!?上手く時間を管理する3つの方法!-2

初めにお伝えしておきたいのが、スケジュールを組む事がなぜ重要なのか?
理由を知っているのとそうでないのとでは継続力に差が出るので、ここでお伝えしておきます。

時間を管理しないと人生50%は損をする⁉

人が普段無駄にしてしまう時間は、年間にすると数ヶ月分も浪費しているといいます。

『全然時間が無い…』『今日も休めなかった』『時間が無くて仕事が進まない…』
それらの考え方は実際に時間がなくて起きているのではなく、日々の時間の使い方で起きている“時間認知のズレ”が原因かもしれません。

やろうと思っていたことが捗らないのは、管理の仕方ではなく『考え方』と『使い方』です。
気付いたら半年分も時間を無駄にしていた!なんてことも多くの人があります。

時間を管理するメリット

・目標に向かって確実に段階を踏める
・無駄な時間を浪費しない
・幸福度を上げる事が出来る(やり方による)
・日々を豊かにする事が出来る。

時間を管理することにはメリットとデメリットがあり、ある程度の加減は必要です。
細かすぎる時間割は避け、大きな目標を中心に立てることがポイントです。

時間を管理するデメリット

・やり過ぎると疲れが取れにくくなる
・時間に意識が行き過ぎ、精神的に疲れる

これは加減をミスした場合のデメリットです。
スゲジュールがストイック過ぎると強迫観念にとらわれた感覚に陥るので、ストレスが普段の倍になります。
今回はそのデメリットも踏まえた上で管理方法をご紹介します。

時間を管理できない原因

また、中には時間の管理がそもそも苦手な人もいます。

多くの原因

・本当の優先順位を理解していない
・仕事を断らず全て受け取る(時間外労働が多すぎ)
・努力でなんとかなると思っている
・力の抜きどころを間違えている
・そもそもスケジュールを組むのが苦手

自分の今置かれている状況に目を向けられない人は、実は日本人に多くいます。
本当の優先順位は目の前にあるタスクだけとは限りません。
時間を十分に利用できる環境づくりだったり、心や体のケアも必要不可欠。

今の自分には何が必要で、何があれば時間の管理をできるのか?0から考えてみてください。

時間を管理する7つの方法

人生の無駄を50%なくす!?上手く時間を管理する3つの方法!-4

では、実際に時間を管理するポイントを見て行きましょう。

スケジュールの管理方法①寝る前に自信を付ける

眠る前に自信の付く行動をすると、継続に自信がない人でも時間のコントロールがしやすくなると言うデータがあります。
人の脳は気まぐれなので、翌朝になると昨日のことがどうでも良くなったり、重要なことを忘れてしまったりします。

一番継続できなくなるのは日をまたいだ“次の日”なので、前日にスイッチを入れられるようにあらかじめ準備しておきましょう。

例えば…

仕事をほんの少し進めておく
こなしたいタスク関連の本を読む
仕事のモチベーションが上がるサイトを見る…など
※睡眠に支障がない程度に行ないましょう。

スケジュールの管理方法②行動のトリガーを見つける

トリガー=きっかけ
人は行動する為に何かしらの理由を付けます。脳を常に使って行動する生き物なので、全て本能だけで動くことが出来ないのが厄介なところ…。
ですが、この脳の仕組みを上手く利用すれば習慣化することも可能です。

例えば…

・作業をする前にメールチェックをする
・作業を始める前にスクワットを10回する
・作業の1時間前にはスマホをいじるのをやめる
・作業前にTODOリスト(目標)を書く

作業を始めるスイッチを入れるのは、ちょっとしたきっかけ(理由)があれば誰でも行動することができます。
自分に合うルーティーンを一つだけでもみつけましょう。


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スケジュールの管理方法③逆算して時間を管理する

ゴールから逆算して時間を管理することは、今の自分がどの場所に立っているのか常に把握できます。
把握すること=常に自分の行動をコントロールできるので意外に重要です。

“年齢に応じた人生設計”を細かく書き出すのも良いと思いますが、簡単に目標の道筋を書くのでも十分です。
今の自分が何をして、何のために頑張りたいのかを書き出してみましょう。

スケジュールの管理方法④休憩を上手く利用する

『時間を管理する』と考えると、多くの人がストイックにスケジュールを組み過ぎる傾向があります。しかし、そんなに硬くなる必要はありません。
効率よくタスクをこなすには休憩を細かく入れる必要があります。

人の脳はそもそも集中力が長続きせず、続く人でもせいぜい4時間程度です。
『早く仕事を終わらせたい!』と少しでも思うのであれば、上手に集中力をコントロールしましょう。

特にパソコン作業は1時間に1回10分程度の休憩は必要とされています。
※ただしスマホチェックはNGです。スマホは集中力の妨げになります。

スケジュールの管理方法⑤やることの見直し

ミュシュラン大学の論文でこんなデータがあります。
やる事が多すぎて時間がない!と感じている人は1999年から始まっていて、本当に時間がなくてやる事が多いのか?やる事が多くて時間が無いのか?または、時間があるのに時間がない錯覚に陥っているのか?

と言う考え方に関する研究が行われました。

結果、やる事が無駄に多いことが原因で時間がない感覚に襲われている事が分っています。
本当にあまりにもやる事が多く、あまりにも時間がない場合は別ですが、大体7割の事はやらなくてもよい事だと言われています。

現代ではネットやスマホも普及してどんどんこの錯覚が起きやすくなっています。
自分が求めている目標と直接関係のない行動は極力減らしていきましょう。

例えば…

ダイエットがしたい
ゲームがやりたい
友達と外食に行きたい
副業で10万稼ぎたい
本を毎日100ページ読みたい

これは目標が多すぎます。やりたい事と目標が競合してしまって、一つの時間を奪い合う形となります。
競合することは『時間が無い…』と感じる原因で、生産性とやる気を低下させます。
まずは目標を一つに絞って大きなものを達成させましょう。競合させない為の工夫が必要です。

スケジュールの管理方法⑥一つの目標にリンクさせる

やりたい事を整理した後、競合しないように関連付けをします。
『Aの目標があるから、Bの目標も必要』と一つの目標に他の目標も繋げて行くことで、時間に追われる感覚が減り達成しやすくなります。

例えば…

副業で10万円稼ぎたいから、その為の読書を毎日する。
彼女が欲しいから、ダイエットや高収入を目指す。
海外に移住したいから、英語を学んで、独立を目指す。

この様に一つの目標をベースに計画を立てれば、やるべきことの道筋が分かります。
関連付けすると時間がたくさんあるように感じ、長く安定した目標になります。

関連付かないものは競合しやすいので、一つのグループが達成してから目標に掲げましょう。

スケジュールの管理方法⑦時間を分断しない

作業を効率よくするための休憩時間は別ですが、スマホをいじったり、無駄な会話をしたり、ラインのチェックをかかさずしたり…、細かく別の時間で分断(時間汚染)するのはNGです。生産性が確実に低下します。

人はマルチタスクで作業をしようとすると、前頭葉(ネガティブな感情を処理したり理性を司るところ)に強いストレスがかかります。
すると全扁桃核(感情やイライラ、恐怖などを感じるところ)が活性化して、時間がない不安や強烈なストレスに襲われます。

タスクの切り替えが上手い人は素晴らしいと言われていますが、あまりいい見本ではありません。
長い時間でひとつのことをやる方が達成率が高まるので、無駄なストレスも受けずに済みます。

分断すると…?

『自分の時間が無い』『全く休まらない』『気力がない』『頑張ろうと思えない』『いつも疲れてる』
など、どんどん悪化して行きます。

リラックス時など自分の時間を確保している時は特に、人からの連絡や通知で分散させない方がいいです。あったはずの時間がなかったことになります。
気になる方はサイレントマナーにするか、機内モードにしましょう。

自由度の高いフリーランスの方は特に分散されやすいです。

時間の管理の代表『ToDoリスト』の作り方

次にTODOリストについてご紹介します。
TODOリストは目標をタスクにして明確化し、確実に段階を踏んで目標に進んで行く便利な手段です。

自分の『やるべきこと』『これからやりたいこと』をリスト化して管理しやすくするなるので、とってもおすすめですよ。
アナログだとポストイットに書き込んだりしますが、今はスマホアプリで簡単に管理ができます。

ToDoリストを作る為のポイント

TODOリストは達成したいタスクを書くことにプラスして『誰がこのリストの達成を邪魔しに来るかな?』と言う予測をします。

スマホの着信で邪魔されたらどうしよう…
寝る前にやる気がなくなったらどうしよう…
上司から邪魔されたらどうしよう…

など、自分のモチベーションがなくなるような原因を一つずつ書き出して、未然に防ぐのです。
そうする事で突然のトラブルが起きてもやる気を低下させずに済みます。

通常のTODOリストを書き込んだグループと比べ、原因を書いた方のグループは生産性が下がりませんでした。

未然に防ぐってそんなに効果あるの?

目標を掲げる人はどうしてもガチガチに設定してしまいがちです。
作業中に電話が来たり、ラインが来たりすると途中で集中が切れて別の行動に走りガチ。
いつの間にかゲームを始めて15分も30分も過ごしちゃった。なんて事は結構あります。

なので予め原因を知っておくと、予測しない出来事で中断されてもイライラしたり、自己嫌悪に陥らずにまた作業に戻る事が出来ます。
どう言う事で自分はやる気を失うのか、普段から意識してみると良いですね。

※ちなみに、TODOリストの作成は前日の睡眠前にするとストレスが下がり、睡眠の質が上がると言われています。

時間の使い方は人生そのもの

人生の無駄を50%なくす!?上手く時間を管理する3つの方法!-6

今回のご紹介は以上となります。
いかがだったでしょうか。時間の大切さを知っていただけましたか?

人それぞれ時間の使い方や忙しさは違いますが、『時は金なり』と言うことわざがある通り、時間が貴重な資産であることには変わりがありません。
例え今までの時間が無駄になったとしても、その経験が次のステップアップの知識となってくれます。

何度でもトライしてやる!と言う意気込みで是非挑戦してみてくださいね。

 

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